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Lexware Büro Easy 2015: So war’s in der Praxis

Anfang des Jahres hab ich hier das Steuer- und Buchhaltungsprogramm Programm Lexware Büro Easy 2015 vorgestellt. Eignet es sich für mich und mein kleines Unternehmen? Hier kommt also endlich mein Fazit nach meinem Praxistest.*sponsored post

Gleich zu Beginn des Jahres bin ich voller Elan daran gegangen, die neue Software kennenzulernen und mich damit vertraut zu machen. Meine erste Beschäftigung mit Büro Easy 2015 hatte mich eigentlich schon überzeugt: Ich wollte meine Buchhaltung auf Lexware umstellen.

Um es gleich vorweg zu nehmen: Es ist beim Vorsatz geblieben. Zwar reizt mich nach wie vor der Gedanke, all meine Kunden säuberlich erfasst zu haben und die Software so in gewisser Weise auch fürs CRM zu nutzen. Davor hat der liebe Gott aber das Tun gesetzt. Die Erfassung aller relevanten Daten und Fakten wäre für mich ein unglaublicher Aufwand gewesen. Ich hatte zwar motiviert begonnen, es dann aber nicht durchgehalten.

Welche der vielen Schublade ist passend für mich?

Schubladen

Lexware Büro Easy 2015 ist zwar extrem vielseitig und flexibel, aber ich fürchte, ich hab keinen Modus für mich gefunden, wie ich meine Dienstleistungen in die vorgegebenen Schubladen fülle. Für die Rechnungen sollte ich immer einzelne Artikel/Produkte  anlegen. Ich habe aber oft gar keine Artikel – und auf gar keinen Fall hab ich standardisierte Produkte. Meine Rechnungen sehen je nach Kunde immer wieder anders aus. Manchmal berechne ich nach Zeit, dann wieder sind es Pauschalen, die ich in Rechnung stelle, oder die Textlänge entscheidet über die Höhe der Rechnung. Manchmal sind es in einer Rechnung auch viele verschiedene Berechnungsarten gleichzeitig. Ich war im Vorfeld eigentlich ziemlich sicher, dass Lexware Büro Easy das kann und vermutlich geht das auch – aber ich hab nicht herausgefunden, wie ich das am besten für mich löse. Und zwar so löse, dass ich auch den Aufwand dafür vertreten kann.

Ich muss also meinen ersten Eindruck revidieren. Dachte ich anfangs, Lexware sei die perfekte Buchhaltungssoftware für mich, so muss ich jetzt sagen: Die Software ist zwar für kleine und mittelständische Unternehmen gedacht – aber für Freiberufler wie mich, die seit 20 Jahren eine – nennen wir es sehr flexible *g  – Buchhaltung betreiben, ist es dann doch noch zu voluminös. Klar wäre es schön, wenn man alle Kunden, alle Rechnungen, alle Daten in dieser Software gesammelt hätte. Und auch die Chefübersicht find ich wirklich praktisch. So einen chicen Überblick hab ich bisher nämlich nicht. Aber der Weg dahin, der war mir einfach zu lang. Und dafür kann noch nicht mal Lexware was. Das ist eher mein persönliches Zeitproblem und auch eine Sache der Prioritäten. Ich hab ja auch bisher meine Steuerdinge immer irgendwie geregelt. Das klingt jetzt wenig professionell, aber bei Licht besehen, ist meine selbstgestrickte Lösung gar nicht so schlecht und vor allem komplett praxisorientiert. Schließlich ist sie aus meinem Alltag heraus entstanden.

Kleine Extras wie die Erinnerung an Abgabetermine und Umsatzsteuervoranmeldungen sind zwar nett, brauch ich aber auch nicht. Dafür hab ich meine Kontakte in den sozialen Netzwerken. Dort wurde ich noch immer rechtzeitig an die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung erinnert. Und für die Einkommensvorauszahlung nutze ich die Terminierfunktion meines Online-Bankings.

Zu groß für mein kleines Unternehmen

Kleiner Spatz sitzt im Kanonenrohr

Urheberrecht: / 123RF Stockfoto

Insgesamt ist das Programm sehr übersichtlich gestaltet und recht intuitiv bedienbar. Aber es verlangt für meinen Geschmack zu viele Daten, die in meinem Geschäftsalltag einfach nicht vorkommen: Meine Kunden haben keinen Nummern, sondern Namen. Ich hab keine EU-Warenbewegungen und noch nie hab ich eine Liefersperre verhängt.

Die Software ist allumfassend und sicher für alle Unternehmensarten gerüstet. Aber genau das hat mich schlicht abgehalten, mich mit ihr anzufreunden. Mit Kanonen auf Spatzen… So sehr es mich anfangs gereizt hat, so sehr hab ich gemerkt: Ich brauch all das nicht. Ich erfasse einfach meine Ein- und Ausgaben. Den Rest macht der Steuerberater.

Ich  hoffe, es wurde deutlich, dass dies ein sehr persönliches Fazit ist. Nicht die Software ist das Problem, sondern ich brauche einfach keine neue Lösung. Büro easy selbst ist ein sehr vielseitiges und allumfassendes Programm und als solches ist es sicher sehr hilfreich, aber es ist leider nichts für mich. Dass andere Freiberuflerinnen und Textarbeiterinnen das ganz anders sehen, zeigt zum Beispiel dieser Bericht meiner Kollegin Eva Schumann.

*sponsored posts sind vom Werbepartner bezahlte Blogartikel.

Neues Jahr, neue Software: Lexware büro easy 2015

Zum 20sten Geburtstag meines kleinen Unternehmens hat mir die Firma Lexware eine neue Buchhaltungssoftware geschenkt. Na ja, nicht ganz, sie hat sie mir zur Verfügung gestellt und mich zudem fair dafür bezahlt, dass ich darüber schreibe. Wer mich kennt, weiß, dass das nicht zwingend einen positiven, aber in jedem Fall einen ehrlichen Beitrag verspricht. (-> sponsored post)

Ich habe also Büro easy 2015 von Lexware getestet und hier kommt nun mein Erfahrungsbericht als frisch gebackene Lexware-Neubuchhalterin:

Ehrlich gesagt hatte ich ein bisschen Schiss – neue Software macht mich oft nervös – und fürchtete mich schon vor der Installation: „Hoffentlich kriege ich das hin…“ Aber das war schon mal unbegründet – der Download hat reibungslos geklappt und die Installationsroutine war so einfach, dass sogar meine Oma damit klar gekommen wäre. Also heruntergeladen, entpackt, installiert – und es passierte, womit ich an diesem Tag gar nicht mehr gerechnet hätte: Ich lernte einen Mann kennen.

Andreas Richter

Erinnert ihr euch noch an Herrn Kaiser von der Hamburg-Mannheimer? Lexware hat auch einen Herrn Kaiser, nur heißt der Andreas Richter. Er hat am Anfang ein Interview mit mir geführt, im Laufe dessen ich alle grundlegenden Einstellungen vorgenommen habe. Das Beste an dem Kerl: Ein Klick und er hält die Klappe. ;-)

Nun konnte es also los gehen. Lexware Büro easy ist zwar laut Herstellerangabe genau für Leute wie mich gemacht – also für kleine und mittelständische Unternehmer aller Branchen – und doch dachte ich nach der Installation angesichts der vielen Features und Möglichkeiten in der Navigationsleiste, dass das für meine Zwecke möglicherweise doch mit Kanonen auf Spatzen geschossen ist.

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Nach näherem Hinsehen bin ich aber sicher, dass dieses Gefühl nur daran liegt, dass sich ja in den vergangenen 20 Jahren hier in meinem Büro die Strukturen und Routinen ziemlich verfestigt haben. Alles läuft. Irgendwie. Wie viel besser es aber laufen könnte, wird mir immer klarer, je länger ich mich mit Lexware Büro easy beschäftige. Ist schon irre, was das Programm alles kann und bietet:

– Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine schreiben
– Belege erfassen und automatisch verbuchen
– Auswertungen (Umsatz, Außenstände, Ausgaben)
– Mahnwesen
– Onlinebanking, man kann seinen gesamten Zahlungsverkehr darüber abwickeln
– Kassenbuch
– Steuerfunktionen, Elster
– Minijob-Beitragsrechner
– Projektverwaltung
– Kunden- und Lieferantendaten verwalten
und vieles mehr. So stehen zum Beispiel online auch Formulare und Verträge wie Mietverträge oder Reisekostenformulare zum Download zur Verfügung.

Was natürlich für mich als bisherige „Schuhkarton-Buchhalterin“ ein bisschen blöd ist, wofür aber ja Lexware nix kann, ich muss erst mal ordentlich vorarbeiten, bevor ich mit der Software richtig arbeiten und ihre vielseitigen Features nutzen kann. Aber erfreulicherweise sind immerhin sämtliche Eingabemasken einfach und intuitiv zu bedienen.

Eingabemaske

Ich werde also nun in der nächsten Zeit Kundenstammdaten anlegen, Kundenadressen, Artikellisten, Preislisten … Das werde ich im Rahmen meiner ganz normalen monatlichen Buchhaltung erledigen, so dass sich mein System so nach und nach füllen wird. Und wenn das erst mal geschehen ist, dann habe ich nicht nur eine perfekte Buchführungs- und Steuersoftware, sondern auch eine prima Kundendatenbank, denn zu jedem Kunden und Lieferanten kann man sich noch alles Mögliche notieren und natürlich können alle Kunden- und Lieferantendaten verwaltet werden.

Spannend find ich auch die so genannte Chefübersicht, die die wichtigsten Infos zu meinem Unternehmen auf einen Blick liefert. Das könnte auf mich – wie ich mich kenne – sehr motivierend wirken und mich dazu verleiten, tatsächlich mal unternehmerisch und strategisch zu denken. ;-)

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Man muss übrigens keine Angst haben, dass man wichtige Änderungen oder neue Gesetze verpasst, wenn man sich auf Lexware Büro easy verlässt. Dafür gibt’s den Aktualisierungsservice, der einem beim Verlassen des Programms vorgeschlagen wird. Lexware garantiert, dass alles immer rechts- und steuerkonform abläuft und stets aktuell ist.

Apropos Steuer – alle amtlichen Formulare sind hinterlegt, man kann seine Daten direkt aus dem System komfortabel zum Finanzamt und auch an den Steuerberater schicken. Was ich vermutlich nur zur Hälfte nutzen werde. Meinen Steuerberater suche ich nun schon so lange auf, wie ich diese Schuhkartonbuchhaltung mache. Ich glaube, das möchte ich auch zukünftig gerne beibehalten. Dazu schätze ich die Gespräche mit ihm und seinen Kaffee doch zu sehr. :-)

Ein erstes Fazit:

Natürlich ist es für ein richtiges Fazit noch zu früh, dazu müsste ich die Software erst mal ein wenig in Betrieb haben. Aber was ich bisher gesehen habe, spricht mich an. Und damit bin ich offenbar nicht allein, denn über 30.000 Nutzer arbeiten laut Hersteller mit Lexware Büro easy. Ich hoffe sehr, dass ich es schaffe, Büro easy in Betrieb zu nehmen und meiner Version nun mein unternehmerisches Leben einzuhauchen. Dazu ist in der Tat ein Kampf mit dem Schweinehund nötig, denn es ist ja so bequem, mit Altbewährtem weiter zu machen. Veränderungen sind immer anstrengend. Aber sehr oft lohnen sie sich. Das könnte im Falle meiner Buchhaltung durchaus der Fall sein. Ich werde in einigen Wochen berichten.

Aussagekräftigere Screenshots als ich sie anbiete, findet ihr übrigens hier: https://shop.lexware.de/buerosoftware